Yazı İşleri Müdürlüğü

Yazı İşleri Müdürlüğü


YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
GÖREV,YETKİ VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ


MADDE 1-    AMAÇ VE KAPSAM :
    Bu yönetmelik,Kayseri Kocasinan Belediyesi, Yazı İşleri Müdürlüğünün Kuruluş,Görev,Yetki,Sorumluluk ve Çalışma esaslarını belirtir.

MADDE 2-    DEYİMLER :
Bu yönetmelikte geçen deyimlerden;
Belediye deyimi        : Kayseri Kocasinan Belediyesini,
Başkan deyimi        : Kayseri İli,Kocasinan Merkez İlçe Belediye Başkanını,
Meclis deyimi            : Kayseri İli,Kocasinan Merkez İlçe Belediye Meclisini,
Encümen deyimi        : Kayseri İli,Kocasinan Merkez İlçe Belediye Encümenini,
Belediye Başkanlığı deyimi    : Kayseri İli,Kocasinan Merkez İlçe Belediye Başkanlığını,
Müdürlük deyimi    :Kayseri İli,Kocasinan Merkez İlçe Belediyesi, Yazı İşleri  Müdürlüğünü  ifade eder.

MADDE 3-     MÜDÜRLÜĞÜN TANIMI :

    Yazı İşleri Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48’nci maddesine dayanılarak kurulmuş olup,Belediye başkanına ve görevlendireceği başkan yardımcısına bağlı olarak çalışan bir birimdir.

MADDE 4-     KURULUŞ

Müdürlük; Müdür, Genel evrak kalemi, Karar ve Tutanaklar kalemi ve evlendirme memurluğu birimlerinden oluşur  ve yeteri kadar personel görevlendirilir.

MADDE 5-    MÜDÜRLÜĞÜN GÖREVLERİ :

    Yazı İşleri Müdürlüğü, Kocasinan  Belediyesinin, Belediye meclisi ve Belediye Encümeni ile Medeni Kanuna göre nikah akitlerinin yürütülmesi çalışmalarını yapar. Bürokratik işlemlerin sonuçlandırılmasını sağlar ve yürütür.

    a-) MECLİSLE İLGİLİ GÖREVLER:

    Müdürlük, 5393 sayılı Belediye Kanununun, belediye meclisine yüklediği sorumlulukların yerine getirilmesinde koordinasyon görevi yapar. Başkanın talimatı ile meclis toplantılarının yapılmasını sağlar, meclis zabıtlarını tutar. Karar ve karar özetlerin yazar, imza işlemlerinden sonra, kanunların gerektirdiği işlemler yapılarak, birer nüshasını arşivler, birer nüshasını da, gereği için ilgili birimlere ulaştırır.
    
    b-)ENCÜMENLE İLGİLİ GÖREVLER:

     5393 Sayılı Belediye Kanununun 33,34 ve 35’inci maddelerini kapsayan Belediye Encümenine ilişkin esaslar dahilinde; Müdürlük, encümenin çalışma hazırlıklarını yapar. Kararlarını dikte eder, encümen karar defterine karar numarası vererek, kayıt yapar, karar suretlerini gereği için ilgili birimlere ulaştırır. Karar asıllarını ve karar suretini teklif yazısı ile birlikte sırasına göre dosyalar ve arşivler.
    c) EVRAKLA İLGİLİ GÖREVLER :

    Müdürlük, belediyeler yasasının kendine verdiği yetkiler doğrultusunda, belediyeye gelen tüm evrak ve belgelerin, postaların zimmetle teslimini alır. Konularına göre evrak ve belgelerin ayrımını ve kaydını yaparak, ilgili birimlere zimmetli olarak  ulaştırılmasını, aynı şekilde tüm birimlerden gelen evraklarında, ilgili yerlere  sevkini belirli bir düzen içerisinde sağlar.

    e) MEDENİ KANUNLA İLGİLİ GÖREVLER:

Müdürlük, bünyesinde oluşturulan evlendirme memurluğu 5393 sayılı  Belediye Kanunu ve Medeni kanunla belediye başkanına görev olarak verilen resmi nikah işlemlerini, başkanın onayı ile görevlendireceği evlendirme memuru aracılığı ile yapar. Evlendirme Memurluğu, tüm görev ve sorumluluk açısından,bu yönetmelik hükümleri ile kendi yasal mevzuatına  uyar.
        
MADDE 6-     YETKİ :

    Müdürlük, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve  diğer yasal mevzuat hükümlerine dayanılarak, Belediye başkanı tarafından verilen tüm görevleri,yasalar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

MADDE 7-    PERSONELİN GÖREV,YETKİ VE SORUMLULUKLARI :

A-    YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜ :

Yazı İşleri Müdürlüğüne 657 sayılı yasaya tabi memurlar arasından fakültelerin 4 yıllık işletme, iktisat, Hukuk bölümünden mezun olan personeller arasından atama yapılır.

a-    Müdür,birimini,Başkanlığa karşı temsil eder.
b-    Encümen üyesi olarak encümen toplantılarına katılır.
c-    Müdürlük yönetiminde tam yetkili olup,müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.
d-    Müdürlük  harcama yetkilisi, ihale yetkilisi, personelin birinci disiplin ve sicil amiridir.
e-    Çalışma programını hazırlar ve uygulatır.
f-    Müdürlük personelinin teknik bakımdan yetişmesini sağlar.
g-    Diğer müdürlüklerle koordinasyonu sağlar.
h-    İşlerin yasa,tüzük ve yönetmeliklere,başkanlığın talimatlarına uygun ve zamanında yapılmasını sağlar. Bunun için gerekli tedbirleri alır veya alınmasını sağlar.
 
B- MEMURLAR    :

a-    Memurlar,Yazı İşleri Müdürü ve Şeflerin kendilerine tevdii ettikleri görevleri tam ve noksansız olarak,zamanında yapmakla sorumludurlar.
b-    Katip, evrak ve daktilo memurları müdürlüğün tüm yazılarını, meclis ve encümen kararlarını  yazıp, zimmetli olarak ilgili birimlere teslim etmekle görevlidir.

MADDE 8-    EVRAK KABULU VE TESLİMİ :

    Müdürlük personeline verilen ve belediye dışına gönderilen dosyalar, belgeler ve bütün yazılar zimmet usulü alınır, verilir yada posta yoluyla zimmet usulü gönderilir.
            
MADDE 9-    GÖREVİN PLANLANMASI   :

    Müdürlük içi çalışmalar, müdürlük tarafından düzenlenen plan çerçevesinde yürütülür.

MADDE 10-    GÖREVİN YÜRÜTÜLMESİ    :

    Müdürlük personeli, verilen görevi yasa ve yönetmeliklere göre gerekli özeni gösterip,süratle yapmak zorunluluğundadır.

MADDE 11-    MÜDÜRLÜK BİRİMLERİ ARASINDA İŞBİRLİĞİ  :

a-    Müdürlük birimleri arasındaki işbirliği müdür tarafından sağlanır.
b-    Müdürlüğe gelen tüm evraklar, müdürlük kaleminde toplanır. Konularına göre dosyalanır. Müdüre iletilir. Müdür gerekli dağıtımı yaptıktan sonra,zimmet defterine işlenerek ilgililere iletilmesini sağlar.
c-    Müdürlük personelinden herhangi birinin, herhangi bir nedenle görevinden ayrılması durumunda, zimmetinde bulunan evrak, dosya ve demirbaşların son durumlarını gösterir bir çizelge halinde,müdüre teslim eder.

MADDE 12-     DİĞER KURUM VE KURULUŞLARLA KOORDİNASYON  :

    Müdürlüğün, Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık ve diğer kurum ve kuruluşlarla yapacağı yazışmalar, müdürün parafı,Belediye Başkanı veya görevlendireceği başkan yardımcısının imzası ile yürütülür.

MADDE 13-    GELEN VE GİDEN EVRAKA YAPILACAK İŞLEM  :

a-    Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini yerine getirmekle yükümlüdür.
b-    Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı verilir. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterine sayılarına göre işlenir. Riyaset makamının bilgisine sunulduktan sonra, ilgili müdürlüğe zimmetle teslim edilir.
c-    Müdürlüğün ve diğer birimlerin yapmış olduğu yazışmaların  birer sureti konularına ve birimlerine göre ayrı ayrı klasörde saklanır.

MADDE 14-    DENETİM VE PERSONEL SİCİLLERİ    :

a-    Yazı İşleri Müdürü personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
b-    Yazı İşleri Müdürü biriminde görevli personelin birinci sicil notlarını verir.
c-    Müdürlükte görev yapan personel için izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme, disiplin cezası gibi özlük işlerin takibini yapar.

MADDE 15-    GİDERLER    :

    Yazı İşleri Müdürlüğünün personel, demirbaş eşya, kırtasiye, araç ve gereç, akaryakıt, giyecek yedek parça ve diğer giderleri, her yıl belediye bütçesine koyulacak ödeneklerle karşılanır.

MADDE 16-    YÜRÜRLÜK    :
    16 maddeden ibaret,iş bu yönetmelik Kocasinan Belediye Meclisince kabul edilip,Büyükşehir Belediye Başkanlığınca tasdik edildiği tarihte yürürlüğe girer.

MADDE 17-    UYGULAMA    :

    Bu Yönetmeliği Kocasinan Belediye Başkanı yürütür.