Özel Kalem Müdürlüğü


Özel Kalem Müdürlüğü


ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
KURULUŞ, GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK VE ÇALIŞMA ESASLARI
YÖNETMELİĞİ




BÖLÜM 1

GENEL HÜKÜMLER

AMAÇ:

MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı Kocasinan Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş,görev ve çalışma esaslarını düzenlemektir.

UYGULAMA ALANI:

MADDE 2- Bu Yönetmelik Kocasinan Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünce uygulanır.

YASAL DAYANAĞI:

MADDE 3- Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu ve yönetmelik hükümlerine göre hazırlanmıştır

BAĞLILIK:

MADDE 4- Özel Kalem Müdürlüğü doğrudan doğruya Kocasinan Belediye Başkanına bağlıdır.

TANIMLAR:

MADDE 5- Bu Yönetmelikte geçen;
                    Belediye:   Kocasinan Belediyesini,
                    Başkanlık: Kocasinan Belediye Başkanlığını,
                    Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüğünü,
                    Personel .  Özel Kalem Müdürlüğünde görevli personeli ifade eder.

KURULUŞ:

MADDE 6- Özel Kalem Müdürlüğünün Kuruluşu
                a)  Müdür
b)    Memurlar
c)    Sekreterya birimlerinden oluşmaktadır.





BÖLÜM 2

ESAS HÜKÜMLER

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ

MADDE 7- Özel Kalem Müdürlüğünün görevleri aşağıda belirtilmiştir.
a)    Başkanlık Makamı tarafından verilen görevleri yapmak söz konusu görevlerle ilgili resmi yazışmaları yürütmek dosyalar düzenlemek ve muhafaza etmek,
b)    Belediye Başkanının protokolle ve vatandaşla olan görüşmelerini sağlamak ve randevu taleplerini iletmek,
c)    Belediye Başkanının imzalaması,onaylaması gereken evrakların sunulmasını ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,
d)    Belediye Başkanının emirlerini ilgili Belediye birimlerine iletmek ve sonuçlarını takip etmek,
e)    Başkanlığa ulaşan her türlü dilek, şikayet, öneri, ve benzeri konuların izlenmesi ile sonuçlarından ilgililere en kısa zamanda bilgi verilmesini sağlamak,
f)    Belediye Başkanının emirleri doğrultusunda tüm birimlerin çalışmalarını günlük veya haftalık faaliyetler halinde hazırlatarak, Belediye Başkanına iletilmesini sağlamak,
g)    Başkanlık Makamı ve Müdürlük ile ilgili konulardaki Türkçe veya yabancı dil ile yapılacak yazışmalara ait metinlerin hazırlanması, daktilo, kayıt, dosyalama izleme işlemleriyle tercüme işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,
h)    Belediye Başkanının ağırlama, kutlama, temsil ve tören, yurt içi, yurtdışı resmi seyahatlerinin giderlerinin gerekli yazışmalarının yapılmasını sağlamak ve tahakkuk işlemlerini yürütmek,
i)    Açılış, temel atma, kutlama, anma ve benzeri toplantıların protokole uygulanmasını sağlamak ve düzenlemesini yürütmek,
j)    Belediye Başkanının ve Belediye heyetlerinin belediyemize gelen davetler icabında dış memleketlere belediye hizmetleri ile ilgili olarak yaptığı resmi gezilere ait yazışmaları yürütmek ile bunlarla ilgili dosyaların düzenli bir şekilde arşivlenmesini sağlamak,
k)    Başkanlık yurtdışı, yurtiçi resmi ziyaretlerinin planlamasını yapmak, ayrıca Başkan, Başkan vekili, Meclis Üyeleri, Genel Sekreter ve yardımcıları ile Daire Başkanları ve diğer gerekli görülen belediye personelinin belediye hizmetleri ile ilişkili olarak yapacakları yurtiçi yurtdışı seyahatlerinin gerekli olan ulaşım-konaklama, pasaport, vize, rezervasyon vb.ile ilgili hizmetleri sağlamak ve gerçekleştirmek,
l)    Başkanlıkça istenecek veya başkanlığa sunulacak konularla ilgili, verilmesi müdürlükçe zorunlu ve yararlı görülecek tamamlayıcı bilgi ve dokümanların sağlanması ve konularla ilgili gerekli derleme, araştırma ve incelemelerin yapılması veya ilgili birimlere yaptırılmasını sağlamak,
m)    Kocasinan Belediyesinin davetlisi olarak belediye hizmetleri ile ilgili yapılacak toplantılara katılmak üzere yurt içinden, gerekse yurtdışından gelecek olan belediye konuklarının yeme, içme, barınma, ulaşım ve ağırlaması ile ilgili gerekli düzenlemeleri yapmak,
n)    Başkanlık tarafından yayımlanan genelgelerin dağıtımını sağlamak, takip etmek ve gerekli dosyalama, ciltleme işlemlerini yürütmek,
o)    Başkanlık ve müdürlüğün gerekli olan her türlü demirbaş eşya ve kırtasiye vb malzemelerin tedarikinin sağlanması ile ilgili gerekli yazışmaları yapmak ve bununla ilgili kayıtları düzenlemek,
p)    Belediye Başkanının vereceği tüm görevleri kanun, tüzük, yönetmelik ve esaslar doğrultusunda yerine getirmek,

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜNÜN ÇALIŞMA ESAS VE USULÜ

ÖZEL KALEM MÜDÜRÜNÜN GÖREVLERİ:

MADDE 8-
           
a)    Müdür, Müdürlüğün harcama yetkilisi ve ihale yetkilisidir.
b)    7.maddede belirtilen hizmetlerin düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak,
c)    Sicil amiri sıfatıyla müdürlük personelinin kişisel ve gizli sicillerinin düzenlenmesi ile personelin her türlü özlük ve sosyal haklarını takip etmek,
d)    Özel Kalem Müdürlüğü birimlerinin planlı ve programlı şekilde çalışmalarını düzenlemek, personel arasında işbirliği kurulmasını sağlamak, çalışmaları izlemek ve denetlemek,
e)    Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün resmi işlerin sevk ve idaresini yaparak lüzumlu denetlemeleri yapmak, işlerin zamanında sonuçlandırılmasını sağlamak,
f)    Başkanlık şahıs ve heyetlerle yapılacak olan temasları randevuları, toplantı ve çağrıları, katılma zamanlarını Başkanın iş ve özel durumlarına göre düzenler, durumu kendilerine bildirir, gerektiğinde hatırlatmalarda bulunur, görüşme ve temasların aksamadan yapılmasını sağlamak,
g)    Kanunları, yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayımları almak, abone olmak, çalışma verimini arttırmak amacı ile ilgililerin yararlanmasına sunmak,
h)    Müdürlüğün çalışmalarını belediyenin diğer birimleri ile işbirliği ve yardımlaşma esasına göre yönetir. Verimin yüksek tutulması için gerekli tedbirleri alır, Müdürlükteki dosya ve yazışmaların eksiksiz ve usulüne uygun olarak düzenlenmesi ile ilgililerin yararlanmasına hazır bulundurulmasını sağlamak,
i)    Kendisine verilen talimata göre resmi veya özel tebrik, teşekkür, taziye ve benzeri konulara ait, kart,faks veya telgrafların cevaplarını yazar veya yazdırır.
j)    Makamca gerekli görüldüğü takdirde yerli ve yabancı misafirlerin karşılanmasını, misafir bulundukları sürece resmi ve özel işlerinde kendilerine yardım edilmesini sağlar. Yurtiçi yurtdışı, uluslar arası kongre konferans ve toplantılarla veya bu vesilelerle düzenlenen yemek, kabul, resmi vb. gibi sosyal faaliyetleri koordine ederek düzenli bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak,
k)    Müdürlüğe verilen sözlü veya yazılı emir, bilgi ve tavsiyeleri not  ederek ilgililere bildirilmesini veya duyurulmasını sağlar, gerektiğinde bunların sonucunu izler ve konu hakkında makama bilgi verir. Gereken hallerde gizliliğin sağlanması için her türlü tedbiri alır.
l)    Müdür çeşitli kanun, mevzuat, yönetmelik ile kendisine verilen görevleri iyi bir şekilde ve zamanında yapmak ve yaptırmaktan sorumlu olup, doğrudan Başkana bağlı olarak görev yapar.

PROTOKOL SERVİSİNİN GÖREVLERİ

MADDE 9-
a)    Belediye Başkanının protokolle ve vatandaşla olan görüşmelerini bir program içerisinde sağlamak,
b)    Başkana gelen randevu taleplerini liste halinde Belediye Başkanına iletmek,
c)    Belediye Başkanlığına gelen vatandaşların, heyetlerin sorunlarının çözümlenmesi için ilgili birim ve kuruluşlarla gerekli koordineyi sağlamak,
d)    Belediye Başkanının her türlü tebrik ve kutlama mesajlarının ilgililere iletilmesini sağlamak,
e)    Güncel olayları izleyerek Başkanının  her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek ve yürütmek, kanun, tüzük ve genelgeler çerçevesinde Belediye Başkanının ziyaret, davet, karşılama, uğurlama ve bayramlaşmalarla ilgili hizmet birimleri ile koordinasyonu kurmak, gerekli düzenlemeleri yapmak ve yaptırmak,
f)    Belediye Başkanınca verilen diğer görevleri yapmak ve yaptırmak,


BÜRO MEMURUNUN GÖREVLERİ

MADDE 9-
a)    Müdürlük Personelinin her türlü özlük işlerini ve diğer belediye birimleri ile olan yazışmalarını yürütmek,
b)    Belediye Başkanının tüm birimlere duyurulmasını istediği talimatların genelge olarak hazırlanıp, imzaya sunulduktan sonra dağıtımını yapmak,
c)    Belediye Başkanının resmi ve özel kuruluşlarla olan yazışmalarını yürütmek,
d)    Müdürlük bünyesinde yapılan  her türlü yazışmanın ilgili dosyalarını düzenlemek ve arşivlenmesini sağlamak,
e)    Müdürlüğün her türlü mutemetlik işleri ile, fotokopi, fax, daktilo, bilgisayar hizmetlerini yürütmek,
f)    Başkanlık Makamına havalesi yapılmak üzere, Belediye’ye bağlı birimlerden ve diğer resmi, özel kuruluşlardan müdürlüğe gelen her türlü evrakın kayıtlarını dağıtımlarını ve havale işlemlerini yapmak,
g)    Belediye Başkanının ve Müdürlüğün tüm demirbaş malzeme kayıt ve tutanak işlemlerini düzenli bir şekilde yürütmek, kırtasiye malzeme ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamak,
h)    Müdürlüğün demirbaş kaydında bulunan daktilo, fax, bilgisayar vb gibi makinaların düzenli çalışması ve hizmetin aksamaması için genel bakım ve onarımlarının yaptırılmasını sağlamak,
i)    Özel Kalem Müdürün vereceği talimatlar doğrultusunda diğer resmi görevleri yapar,
j)    Personel yönetmelikte belirtilen görev ve hizmetlerin yürütülmesinden müdüre karşı sorumludur.
DIŞ İLİŞKİLER BİRİMİNİN GÖREVLERİ

MADDE 10-
a)    Resmi yazışmalar sonucunda yurtdışında belediyenin misafiri olarak gelen kişi ve heyetlerin Başkanlık programı çerçevesinde ağırlama, konaklama, ulaşım, haberleşme ile ilgili düzenlemeleri yapmak ve gerçekleşmesini sağlamak,
b)    Belediye Başkanı, Meclis Üyeleri ile bürokratların dış memleketlere yapacağı resmi temaslar ile ilgili yazışmaları yapmak, program hazırlamak ve düzenli bir şekilde gerçekleşmesini sağlamak,
c)    Yurtdışından gelecek olan her türlü yazışmaları yanıtlamak, gerekli tercüme işlemlerini yapmak veya yaptırmak,
d)    Uluslar arası kuruluşlarla iletişim kurarak, belediye hizmetleri ile ilgili kanun, tüzük ve yönetmelikler dahilinde gelecek olan davetler doğrultusunda yurtdışı seyahatlerini düzenlemek ve seyahatlerle ilgili her türlü pasaport, vize, ulaşım, konaklama ile ilgili düzenlemeleri yapmak ve gerçekleştirmek,
e)    Başkan ve müdür tarafından verilen diğer görevleri tam ve zamanında yerine getirilmesini sağlamak,
f)    Birim görev ve hizmetlerin yürütülmesinde Müdüre karşı sorumludur.

SEKRETERİN GÖREVLERİ

MADDE 11-
a)    Protokole uygun olarak Belediye Başkanının ve Müdürün tüm telefon görüşmelerini sağlamak,
b)    Özel Kalem Müdürü ve Başkanlık makamıyla görüşmek üzere gelen ziyaretçilerin uygun zamanlarda görüşmelerini sağlamak,
c)    Özel Kalem Müdürü ve Başkanlık Makamına iletilecek olan notları kaydedip, zamanında yerine iletmek,
d)    Başkanlık Makamına yapılan şikayet ve dileklerle ilgili telefon görüşmelerini ilgili birimlere iletip, sonuçlarını takip ettikten sonra müdürlüğe bilgi vermek,
e)    Başkan ve Özel Kalem Müdürünün vereceği talimatlar doğrultusunda diğer görevleri yapmak ile belirtilen görev ve hizmetlerin yürütülmesinden müdüre karşı sorumludur.



BÖLÜM 3

ORTAK HÜKÜMLER

MADDE 12-
a)    Müdürlük personeli mesai bitiminde masa üzerindeki evraklarını kendilerine ait dolap ve masa gözlerine koyar, kilitlemek suretiyle muhafaza ederler,
b)    Herhangi bir sebeple vazifesinden ayrılan personel muhafaza ettiği evrak ve eşyayı kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz.






BÖLÜM 4

YÜRÜLÜK

MADDE 13- Bu yönetmelik Belediye Meclisinde kabulü, onayı ve yayınlandığı tarihte yürülüğe girer.

MADDE 14- Bu yönetmelik hükümlerini Kocasinan Belediye Başkanı yürütür.