ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
KURULUŞ, GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK VE ÇALIŞMA ESASLARI
YÖNETMELİĞİ
BÖLÜM 1
GENEL HÜKÜMLER
AMAÇ:
MADDE 1- Bu Yönetmeliğin amacı Kocasinan Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünün kuruluş,görev ve çalışma esaslarını düzenlemektir.
UYGULAMA ALANI:
MADDE 2- Bu Yönetmelik Kocasinan Belediyesi Özel Kalem Müdürlüğünce uygulanır.
YASAL DAYANAĞI:
MADDE 3- Bu Yönetmelik 5393 sayılı Belediye Kanunu ve yönetmelik hükümlerine göre hazırlanmıştır
BAĞLILIK:
MADDE 4- Özel Kalem Müdürlüğü doğrudan doğruya Kocasinan Belediye Başkanına bağlıdır.
TANIMLAR:
MADDE 5- Bu Yönetmelikte geçen;
Belediye: Kocasinan Belediyesini,
Başkanlık: Kocasinan Belediye Başkanlığını,
Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüğünü,
Personel . Özel Kalem Müdürlüğünde görevli personeli ifade eder.
KURULUŞ:
MADDE 6- Özel Kalem Müdürlüğünün Kuruluşu
a) Müdür
b) Memurlar
c) Sekreterya birimlerinden oluşmaktadır.
BÖLÜM 2
ESAS HÜKÜMLER
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ
MADDE 7- Özel Kalem Müdürlüğünün görevleri aşağıda belirtilmiştir.
a)
Başkanlık Makamı tarafından verilen görevleri yapmak söz konusu
görevlerle ilgili resmi yazışmaları yürütmek dosyalar düzenlemek ve
muhafaza etmek,
b) Belediye Başkanının protokolle ve vatandaşla olan görüşmelerini sağlamak ve randevu taleplerini iletmek,
c) Belediye Başkanının imzalaması,onaylaması gereken evrakların sunulmasını ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,
d) Belediye Başkanının emirlerini ilgili Belediye birimlerine iletmek ve sonuçlarını takip etmek,
e)
Başkanlığa ulaşan her türlü dilek, şikayet, öneri, ve benzeri konuların
izlenmesi ile sonuçlarından ilgililere en kısa zamanda bilgi
verilmesini sağlamak,
f) Belediye Başkanının emirleri
doğrultusunda tüm birimlerin çalışmalarını günlük veya haftalık
faaliyetler halinde hazırlatarak, Belediye Başkanına iletilmesini
sağlamak,
g) Başkanlık Makamı ve Müdürlük ile ilgili konulardaki
Türkçe veya yabancı dil ile yapılacak yazışmalara ait metinlerin
hazırlanması, daktilo, kayıt, dosyalama izleme işlemleriyle tercüme
işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,
h) Belediye Başkanının
ağırlama, kutlama, temsil ve tören, yurt içi, yurtdışı resmi
seyahatlerinin giderlerinin gerekli yazışmalarının yapılmasını sağlamak
ve tahakkuk işlemlerini yürütmek,
i) Açılış, temel atma, kutlama, anma ve benzeri toplantıların protokole uygulanmasını sağlamak ve düzenlemesini yürütmek,
j)
Belediye Başkanının ve Belediye heyetlerinin belediyemize gelen
davetler icabında dış memleketlere belediye hizmetleri ile ilgili olarak
yaptığı resmi gezilere ait yazışmaları yürütmek ile bunlarla ilgili
dosyaların düzenli bir şekilde arşivlenmesini sağlamak,
k)
Başkanlık yurtdışı, yurtiçi resmi ziyaretlerinin planlamasını yapmak,
ayrıca Başkan, Başkan vekili, Meclis Üyeleri, Genel Sekreter ve
yardımcıları ile Daire Başkanları ve diğer gerekli görülen belediye
personelinin belediye hizmetleri ile ilişkili olarak yapacakları yurtiçi
yurtdışı seyahatlerinin gerekli olan ulaşım-konaklama, pasaport, vize,
rezervasyon vb.ile ilgili hizmetleri sağlamak ve gerçekleştirmek,
l)
Başkanlıkça istenecek veya başkanlığa sunulacak konularla ilgili,
verilmesi müdürlükçe zorunlu ve yararlı görülecek tamamlayıcı bilgi ve
dokümanların sağlanması ve konularla ilgili gerekli derleme, araştırma
ve incelemelerin yapılması veya ilgili birimlere yaptırılmasını
sağlamak,
m) Kocasinan Belediyesinin davetlisi olarak belediye
hizmetleri ile ilgili yapılacak toplantılara katılmak üzere yurt
içinden, gerekse yurtdışından gelecek olan belediye konuklarının yeme,
içme, barınma, ulaşım ve ağırlaması ile ilgili gerekli düzenlemeleri
yapmak,
n) Başkanlık tarafından yayımlanan genelgelerin dağıtımını
sağlamak, takip etmek ve gerekli dosyalama, ciltleme işlemlerini
yürütmek,
o) Başkanlık ve müdürlüğün gerekli olan her türlü
demirbaş eşya ve kırtasiye vb malzemelerin tedarikinin sağlanması ile
ilgili gerekli yazışmaları yapmak ve bununla ilgili kayıtları
düzenlemek,
p) Belediye Başkanının vereceği tüm görevleri kanun, tüzük, yönetmelik ve esaslar doğrultusunda yerine getirmek,
ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜNÜN ÇALIŞMA ESAS VE USULÜ
ÖZEL KALEM MÜDÜRÜNÜN GÖREVLERİ:
MADDE 8-
a) Müdür, Müdürlüğün harcama yetkilisi ve ihale yetkilisidir.
b) 7.maddede belirtilen hizmetlerin düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak,
c)
Sicil amiri sıfatıyla müdürlük personelinin kişisel ve gizli
sicillerinin düzenlenmesi ile personelin her türlü özlük ve sosyal
haklarını takip etmek,
d) Özel Kalem Müdürlüğü birimlerinin
planlı ve programlı şekilde çalışmalarını düzenlemek, personel arasında
işbirliği kurulmasını sağlamak, çalışmaları izlemek ve denetlemek,
e)
Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün resmi işlerin sevk ve
idaresini yaparak lüzumlu denetlemeleri yapmak, işlerin zamanında
sonuçlandırılmasını sağlamak,
f) Başkanlık şahıs ve heyetlerle
yapılacak olan temasları randevuları, toplantı ve çağrıları, katılma
zamanlarını Başkanın iş ve özel durumlarına göre düzenler, durumu
kendilerine bildirir, gerektiğinde hatırlatmalarda bulunur, görüşme ve
temasların aksamadan yapılmasını sağlamak,
g) Kanunları, yargı
kararlarını ve bunlarla ilgili yayımları almak, abone olmak, çalışma
verimini arttırmak amacı ile ilgililerin yararlanmasına sunmak,
h)
Müdürlüğün çalışmalarını belediyenin diğer birimleri ile işbirliği ve
yardımlaşma esasına göre yönetir. Verimin yüksek tutulması için gerekli
tedbirleri alır, Müdürlükteki dosya ve yazışmaların eksiksiz ve usulüne
uygun olarak düzenlenmesi ile ilgililerin yararlanmasına hazır
bulundurulmasını sağlamak,
i) Kendisine verilen talimata göre
resmi veya özel tebrik, teşekkür, taziye ve benzeri konulara ait,
kart,faks veya telgrafların cevaplarını yazar veya yazdırır.
j)
Makamca gerekli görüldüğü takdirde yerli ve yabancı misafirlerin
karşılanmasını, misafir bulundukları sürece resmi ve özel işlerinde
kendilerine yardım edilmesini sağlar. Yurtiçi yurtdışı, uluslar arası
kongre konferans ve toplantılarla veya bu vesilelerle düzenlenen yemek,
kabul, resmi vb. gibi sosyal faaliyetleri koordine ederek düzenli bir
şekilde gerçekleşmesini sağlamak,
k) Müdürlüğe verilen sözlü veya
yazılı emir, bilgi ve tavsiyeleri not ederek ilgililere bildirilmesini
veya duyurulmasını sağlar, gerektiğinde bunların sonucunu izler ve konu
hakkında makama bilgi verir. Gereken hallerde gizliliğin sağlanması için
her türlü tedbiri alır.
l) Müdür çeşitli kanun, mevzuat,
yönetmelik ile kendisine verilen görevleri iyi bir şekilde ve zamanında
yapmak ve yaptırmaktan sorumlu olup, doğrudan Başkana bağlı olarak görev
yapar.
PROTOKOL SERVİSİNİN GÖREVLERİ
MADDE 9-
a) Belediye Başkanının protokolle ve vatandaşla olan görüşmelerini bir program içerisinde sağlamak,
b) Başkana gelen randevu taleplerini liste halinde Belediye Başkanına iletmek,
c)
Belediye Başkanlığına gelen vatandaşların, heyetlerin sorunlarının
çözümlenmesi için ilgili birim ve kuruluşlarla gerekli koordineyi
sağlamak,
d) Belediye Başkanının her türlü tebrik ve kutlama mesajlarının ilgililere iletilmesini sağlamak,
e)
Güncel olayları izleyerek Başkanının her türlü protokol ve tören
işlerini düzenlemek ve yürütmek, kanun, tüzük ve genelgeler çerçevesinde
Belediye Başkanının ziyaret, davet, karşılama, uğurlama ve
bayramlaşmalarla ilgili hizmet birimleri ile koordinasyonu kurmak,
gerekli düzenlemeleri yapmak ve yaptırmak,
f) Belediye Başkanınca verilen diğer görevleri yapmak ve yaptırmak,
BÜRO MEMURUNUN GÖREVLERİ
MADDE 9-
a) Müdürlük Personelinin her türlü özlük işlerini ve diğer belediye birimleri ile olan yazışmalarını yürütmek,
b)
Belediye Başkanının tüm birimlere duyurulmasını istediği talimatların
genelge olarak hazırlanıp, imzaya sunulduktan sonra dağıtımını yapmak,
c) Belediye Başkanının resmi ve özel kuruluşlarla olan yazışmalarını yürütmek,
d) Müdürlük bünyesinde yapılan her türlü yazışmanın ilgili dosyalarını düzenlemek ve arşivlenmesini sağlamak,
e) Müdürlüğün her türlü mutemetlik işleri ile, fotokopi, fax, daktilo, bilgisayar hizmetlerini yürütmek,
f)
Başkanlık Makamına havalesi yapılmak üzere, Belediye’ye bağlı
birimlerden ve diğer resmi, özel kuruluşlardan müdürlüğe gelen her türlü
evrakın kayıtlarını dağıtımlarını ve havale işlemlerini yapmak,
g)
Belediye Başkanının ve Müdürlüğün tüm demirbaş malzeme kayıt ve tutanak
işlemlerini düzenli bir şekilde yürütmek, kırtasiye malzeme
ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamak,
h) Müdürlüğün demirbaş
kaydında bulunan daktilo, fax, bilgisayar vb gibi makinaların düzenli
çalışması ve hizmetin aksamaması için genel bakım ve onarımlarının
yaptırılmasını sağlamak,
i) Özel Kalem Müdürün vereceği talimatlar doğrultusunda diğer resmi görevleri yapar,
j) Personel yönetmelikte belirtilen görev ve hizmetlerin yürütülmesinden müdüre karşı sorumludur.
DIŞ İLİŞKİLER BİRİMİNİN GÖREVLERİ
MADDE 10-
a)
Resmi yazışmalar sonucunda yurtdışında belediyenin misafiri olarak
gelen kişi ve heyetlerin Başkanlık programı çerçevesinde ağırlama,
konaklama, ulaşım, haberleşme ile ilgili düzenlemeleri yapmak ve
gerçekleşmesini sağlamak,
b) Belediye Başkanı, Meclis Üyeleri ile
bürokratların dış memleketlere yapacağı resmi temaslar ile ilgili
yazışmaları yapmak, program hazırlamak ve düzenli bir şekilde
gerçekleşmesini sağlamak,
c) Yurtdışından gelecek olan her türlü yazışmaları yanıtlamak, gerekli tercüme işlemlerini yapmak veya yaptırmak,
d)
Uluslar arası kuruluşlarla iletişim kurarak, belediye hizmetleri ile
ilgili kanun, tüzük ve yönetmelikler dahilinde gelecek olan davetler
doğrultusunda yurtdışı seyahatlerini düzenlemek ve seyahatlerle ilgili
her türlü pasaport, vize, ulaşım, konaklama ile ilgili düzenlemeleri
yapmak ve gerçekleştirmek,
e) Başkan ve müdür tarafından verilen diğer görevleri tam ve zamanında yerine getirilmesini sağlamak,
f) Birim görev ve hizmetlerin yürütülmesinde Müdüre karşı sorumludur.
SEKRETERİN GÖREVLERİ
MADDE 11-
a) Protokole uygun olarak Belediye Başkanının ve Müdürün tüm telefon görüşmelerini sağlamak,
b) Özel Kalem Müdürü ve Başkanlık makamıyla görüşmek üzere gelen ziyaretçilerin uygun zamanlarda görüşmelerini sağlamak,
c) Özel Kalem Müdürü ve Başkanlık Makamına iletilecek olan notları kaydedip, zamanında yerine iletmek,
d)
Başkanlık Makamına yapılan şikayet ve dileklerle ilgili telefon
görüşmelerini ilgili birimlere iletip, sonuçlarını takip ettikten sonra
müdürlüğe bilgi vermek,
e) Başkan ve Özel Kalem Müdürünün vereceği
talimatlar doğrultusunda diğer görevleri yapmak ile belirtilen görev ve
hizmetlerin yürütülmesinden müdüre karşı sorumludur.
BÖLÜM 3
ORTAK HÜKÜMLER
MADDE 12-
a)
Müdürlük personeli mesai bitiminde masa üzerindeki evraklarını
kendilerine ait dolap ve masa gözlerine koyar, kilitlemek suretiyle
muhafaza ederler,
b) Herhangi bir sebeple vazifesinden ayrılan
personel muhafaza ettiği evrak ve eşyayı kendisinden sonra göreve
başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz.
BÖLÜM 4
YÜRÜLÜK
MADDE 13- Bu yönetmelik Belediye Meclisinde kabulü, onayı ve yayınlandığı tarihte yürülüğe girer.
MADDE 14- Bu yönetmelik hükümlerini Kocasinan Belediye Başkanı yürütür.